Geplaatst op
Als ondernemer is het een van de vervelendste situaties: een klant die niet betaalt. Of het nu gaat om een kleine factuur of een groot bedrag, onbetaalde rekeningen kunnen een flinke impact hebben op je cashflow en bedrijfsvoering. Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om dit probleem aan te pakken. In dit artikel bespreken we wat je kunt doen als een klant niet betaalt, en hoe je dit op een professionele manier kunt aanpakken.
1. Blijf professioneel en geduldig
Het kan frustrerend zijn wanneer een klant niet betaalt, vooral als je al meerdere keren hebt geprobeerd contact op te nemen. Toch is het belangrijk om kalm en professioneel te blijven. Een boze of geïrriteerde toon kan de situatie verergeren en de relatie met de klant schaden. Probeer geduldig te blijven en geef de klant het voordeel van de twijfel. Misschien is er een legitieme reden waarom de betaling is vertraagd, zoals een administratieve fout of tijdelijke financiële problemen.
2. Stuur een betalingsherinnering
De eerste stap bij een onbetaalde factuur is het sturen van een vriendelijke betalingsherinnering. Dit kan per e-mail of per post, afhankelijk van wat je gebruikelijk vindt in je communicatie met de klant. In de herinnering moet je duidelijk vermelden om welke factuur het gaat, wat het openstaande bedrag is en wanneer de betaling oorspronkelijk had moeten plaatsvinden. Geef de klant ook een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld zeven dagen, om alsnog te betalen.
3. Neem telefonisch contact op
Als de klant na de eerste herinnering nog steeds niet betaalt, kan het nuttig zijn om telefonisch contact op te nemen. Dit is vaak effectiever dan e-mail, omdat je direct met de klant kunt spreken en eventuele misverstanden kunt ophelderen. Vraag de klant vriendelijk naar de reden van de vertraging en bied aan om samen naar een oplossing te zoeken. Misschien kan de klant een deel van het bedrag alvast betalen of een betalingsregeling treffen.
4. Stuur een formele aanmaning
Wanneer de klant na meerdere herinneringen en telefoontjes nog steeds niet betaalt, is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is een laatste waarschuwing voordat je verdere stappen onderneemt, zoals het inschakelen van een incassobureau. In de aanmaning geef je de klant een laatste kans om binnen een bepaalde termijn te betalen, meestal binnen 14 dagen. Vermeld ook dat er extra kosten in rekening kunnen worden gebracht als de betaling uitblijft.
5. Schakel een incassobureau in
Als de klant na de formele aanmaning nog steeds niet betaalt, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau kan je helpen om de openstaande factuur te innen zonder dat je zelf verdere juridische stappen hoeft te ondernemen. Het inschakelen van een incassobureau kan vaak al voldoende zijn om de klant te laten betalen, omdat het de situatie serieuzer maakt.
Een betrouwbare online incassodienst zoals Online Incasso kan je hierbij ondersteunen. Zij nemen het volledige incassotraject uit handen, van het versturen van aanmaningen tot het eventueel starten van een gerechtelijke procedure. Het voordeel van een online incassodienst is dat je snel en eenvoudig je vordering kunt indienen, en dat je altijd op de hoogte blijft van de voortgang via een online platform.
6. Overweeg juridische stappen
Als zelfs een incassobureau er niet in slaagt om de klant te laten betalen, kun je juridische stappen overwegen. Dit kan variëren van het starten van een gerechtelijke procedure tot het aanvragen van een faillissement van de klant. Dit is echter een laatste redmiddel, omdat juridische procedures tijdrovend en kostbaar kunnen zijn. Bovendien kan het de relatie met de klant definitief schaden.
Voordat je juridische stappen onderneemt, is het verstandig om juridisch advies in te winnen. Een advocaat of juridisch adviseur kan je helpen om de beste strategie te bepalen en je begeleiden door het juridische proces.
7. Leer van de situatie
Hoewel het vervelend is wanneer een klant niet betaalt, kun je van de situatie leren om toekomstige betalingsproblemen te voorkomen. Zorg ervoor dat je duidelijke betalingsvoorwaarden hanteert en dat deze goed zijn vastgelegd in je contracten en facturen. Overweeg ook om vooraf een kredietcheck uit te voeren bij nieuwe klanten, vooral als het om grote bedragen gaat.
Daarnaast is het belangrijk om een goed debiteurenbeheer te voeren. Dit betekent dat je regelmatig controleert welke facturen nog openstaan en tijdig actie onderneemt als een betaling uitblijft. Door proactief te zijn, kun je veel problemen voorkomen.